तुमच्या कामामध्ये इमेल पाहणे आणि शोधणे ह्यात तुमचा जास्त वेळ जात असेल तर gmail चे लेबलस व फिल्टर्स तुमचा वेळ नक्की वाचवतील! आपोआप इमेल वर्गीकृत करणे, त्यांना ठराविक उत्तरे वजा पोच पावती देणे किंवा ठराविक पत्त्यांवर पाठवणे अशा अनेक गोष्टी लेबल्स व फिल्टर्स वापरून करता येतात.
तुमच्या gmail इमेल्सना लेबल्स द्वारे वर्गीकृत करा.
रोजच्या आयुष्यात आपण लेबलं लावत फिरत असतोच .. पण ती सवय काम करण्यात जीमेल मध्ये लावून घेतली तर नेहमीच्या कामांचे नियोजन करायला मदत होईल!
gmailमध्ये डाव्या बाजूस जी chat दिसते तिला खाली सरकवले कि हि लेबल्स आपल्याला दिसू लागतात, ज्या लेबल वर क्लिक कराल ते लेबल असलेल्या सर्व इमेल्स तुमच्या समोर क्षणात येतील. पण हे होण्या साठी आधी लेबल लावायची सवय असायला हवीच. साधा इमेल च प्रत्युत्तर असो किंवा एखादे मोठे काम, लेबल लावून व नियोजन करून केले तर पटापट संपवता येते हा माझा अनुभव आहे. लेबल लावल्याने आपली किती कामे महत्वाची किती नंतरची याची वर्ग वारी मिळाल्याने निर्णय घ्यायला हि सोप्पे जाते.
टू डू, महत्वाचे, नंतरकरायचे अशी मराठी किंवा इंग्रजी लेबल तयार करून ती इमेल वाचल्यावर लावायची सवय लागली तर त्या मुळे खूप फायदा होतो व भविष्यात परत इमेल शोधायला हि मदत होते. या साठी करायचं एवढच. एखादी इमेल उघडली कि वरच्या बाजूस एक tag सारखे चिन्ह किंवा labels असे लिहिले असेल त्यावर क्लीक करा. खालील मेनू येईल. त्यात नवे लेबल तयार करा किंवा आहेत ती टिचक्या मारून इमेलला लावा.
तयार केलेले लेबल्स आपण विशिष्ट रंगात विभागू शकतो, महत्वाच्या कामासाठी लाल, कमी महत्वाच्या कामासाठी केशरी व नंतर च्या कामा साठी जांभळा, झालेल्या कामाचा हि एक लेबल बनवा आणि त्याला हिरवा रंग द्या, या पद्धतीने दुसरा फायदा हा कि तुम्ही दिवसात किती कामे केलीत हे हि तुम्हाला समजू शकेल. हे सर्व तुम्ही manage labels या पर्यायाद्वारे करू शकता.
तयार उत्तरे वापरून आलेल्या इमेल्स ना परतावे द्या
कोणी बोलावलं किंवा काही काम सांगितलं कि बरेच जण म्हणतात “दोन मिंट थांब”, “करतो थांब जरा”,”आलो रे”… यालाच canned responses असे म्हणतात.
हि सुविधा gmail मध्ये आपल्याला चालू करावी लागते, जीमेल च्या settings मध्ये labs नावाची tab आहे ती उघडा. त्यात विविध सुविधांची यादी दिसेल जी जीमेल मध्ये चालू केली तर चालू होते. त्यात canned responses नावाची सुविधा आहे ती enable करा. त्या नंतर तुमचे जीमेल खाते पुन्हा लोड होईल, व हि सुविधा चालू झाली असेल.
- या नंतर कुठली ही आलेली gmail उघडा आणि त्यात प्रत्युत्तर / reply चा पर्याय निवडा.
- काहीही लिहिण्यापूर्वी उजव्या बाजूला कचरापेटी च्या शेजारी जो खाली जाणारा बाण आहे त्यावर टिचकी मारून मेनू उघडा.
- यात canned responses चा मेनू आला असेल. त्यात नवीन canned response असे असेल त्यावर टिचकी मारा. व आता reply करायच्या जागेत नेहमी प्रमाणे तुमचा संदेश लिहा. उदा. ” तुमचा इमेल मिळाला, सध्या गडबडीत आहे. संध्याकाळी उत्तरे पाठवतो” इ. इ. असा संदेश जो एका सोबत अनेकांना जाऊ शकेल किंवा लागू होऊ शकेल.
- आता पुढेल वेळेस हा संदेश तुम्ही एका टिचकीत reply म्हणून पाठवू शकाल कारण हा आता सेव्ह झाला असेल.
Gmail आल्याआल्या आपोआप विविध फोल्डर्स मध्ये वर्गीकृत करा
दरवेळेस प्रत्येक इमेल लेबल लाऊन वेगळी करणे त्रासाचे आहेच आणि कटकटीचे सुद्धा. फिल्टर्स वापरून आपण हि अडचण दूर करू शकतो. इ नियतकालिके, रोजचे रिपोर्ट्स, नियमित येणाऱ्या पण नंतर कामाच्या इमेल अशा इमेल्स ना फिल्टर लावून त्यांना आपोआप लेबलं लावता येतात. त्या साठी खालील गोष्टी करा.
- तुम्हाला नेहमी येणाऱ्या इमेलचा पत्ता gmail search बॉक्स मध्ये टाका.
- त्या नंतर सर्व इमेल्स किंवा त्यातील काही टिक मार्क च्या सहाय्याने सिलेक्ट करा.
- उजव्या हाताला more नावाचा मेनू असेल त्यात filter messages like these असा पर्याय असेल त्या वर क्लिक करा.
- सर्च मध्ये आपण जिथे पत्ता लिहिला होता तिथेच काही नवे पर्याय येतील. त्यात कोणाकडून, कोणाला, मला आलेले असे पर्याय आहेत ज्याचा विविध वापर करून हे फिल्टर अजून ताकदवान होतात. सध्या आहे तसे ठेवून create filter with this search वर क्लिक करा.
- आता जे इमेल या फिल्टर मध्ये बसतात त्यांना वर्गीकरण कसे करायचे हे पर्याय इथे आले आहेत.
- star it : इमेल ला तारांकित केल्याने त्या नजरेला सापडायला सोप्या जातात.
- apply the label : या पर्यायाने तुम्ही आपोआप लेबलं लावू शकता. उदा. मार्केटिंग इमेल्स, मित्रमंडळी, अतिमहत्वाचे इमेल्स इ. इ.
- never send to spam : कधीहि spam folder मध्ये या इमेल्स जाऊ नयेत. सदैव तुम्हाला inbox मध्ये मिळाव्या म्हणून मार्क करा.
- send canned response : काही ठराविक इमेल्स्ना तत्काळ उत्तर जाणे अपेक्षित असेल तर वर सांगितल्या प्रमाणे canned response इथे ठरवता येतो.
- always mark as important : जीमेल च्या important फिल्टर मध्ये इमेल जाण्यासाठी.
- also apply filter to old emails. : याने आलेले पूर्वीचे इमेल्स सुध्धा वर्गीकृत करता येतात.
इमेल्स वर्गीकृत केल्याने काम सोपे होतेच शिवाय शोध हि सोपा होतो. तुम्हाला यात अजून काही जोडायचे असेल तर तुमचा अभिप्राय जरूर कळवा !